De uitdaging
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) bestaat naast het departement in Den Haag uit 160 posten (ambassades en consulaten), 345 honoraire consulaten en een dertigtal gespecialiseerde kantoren. In de laatste jaren neemt het aantal paspoort- en visumaanvragen in het buitenland toe en worden uitvoeringsmodaliteiten complexer. Tegelijkertijd neemt de druk op verantwoording over de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inzet van publieke middelen toe. De beleidsambities zijn fors. Oftewel er moet meer ruimte komen voor de kerntaken van BZ, waarbij de kwaliteit van beheer onverminderd aandacht krijgt. Dit alles dient vanuit de opgelegde taakstelling met minder mensen op het departement en op posten in het buitenland gerealiseerd te worden. De uitdaging voor BZ is om de komende jaren efficiënter te werken zodat met minder mensen meer werk mogelijk is op een hoger niveau.

De oplossing
Vanuit het uitgangspunt om meer met minder mensen te kunnen realiseren is het project Regionalisering ontstaan. Regionale samenwerking (concentratie van ‘back office’-taken) tussen posten staat hierbij centraal. Om de beschikbare capaciteit van de posten zoveel mogelijk te kunnen inzetten voor de primaire taken en de efficiency te vergroten, is gestart met het bundelen van taken voor verschillende buitenlandse posten in een Regional Support Office (RSO). Wereldwijd worden 10 Regional Support Offices opgericht die voor een aantal taken op het gebied van bedrijfsvoering en consulaire zaken als backoffice gaan fungeren voor ambassades en consulaten.

Het resultaat
Het project Regionalisering is uitgegroeid tot één van de strategische programma’s binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Regionalisering leidt tot een toename van kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening door schaalvergroting van de uit te voeren taken. Daarnaast leidt het tot een efficiëntiewinst van enkele miljoenen euro's per jaar. Dit geeft ondermeer ruimte om capaciteit vrij te maken voor kerntaken. Door middel van Regionalisering geeft BZ invulling aan de opgelegde taakstelling en faciliteert het de transformatie naar een Kleiner en Beter BZ.

Molenaar & Lok Consultancy heeft samen met medewerkers van BZ onderstaande producten opgeleverd: 

• UItgewerkte visie rondom Regionalisering
• Impact analyses op diensten & processen
• Business plan Regionalisering
• Business case Regionalisering
• Implementatieplannen per regio

“Business case shared service centra: op tijd en met kwaliteit

Molenaar & Lok Consultancy (MLC) heeft Buitenlandse Zaken (BZ) op een discrete en vakbekwame manier ondersteund bij het ontwikkelen van een business case voor regionale shared service centra. De business case ziet er goed uit, is opgebouwd uit een besturings- en dienstenmodel, impact- en kosten/baten analyse en heeft de besluitvorming versneld.”

Rob de Leeuw, projectdirecteur  Regionalisering Ministerie van Buitenlandse Zaken